W związku z rozprzestrzenianiem się wirusa COVID-19 oraz zawieszaniem przez polskie uczelnie zajęć dydaktycznych dla studentów (według decyzji ogólnokrajowej do 25 marca, w niektórych uczelniach na dłuższy okres) oraz mobilności studentów i pracowników w programie Erasmus+ – w celu zwiększenia bezpieczeństwa – uprzejmie prosimy Państwa o niezwłoczne informowanie o sytuacji w konkretnej uczelni zagranicznych instytucji partnerskich oraz stypendystów programu Erasmus+, którzy przebywają w Państwa uczelniach.

Prosimy Państwa o udzielanie studentom wskazówek – w porozumieniu z partnerskimi szkołami wyższymi – jak postąpić, jeśli zdecydują się pozostać w Polsce (oczekując na wznowienie zajęć) lub jeśli chcieliby powrócić do domu. W sytuacji, kiedy uczestnik mobilności podjąłby decyzję o powrocie, prosimy Państwa o wystawienie danej osobie potwierdzenia pobytu zgodnie z rzeczywistymi datami pobytu w Państwa uczelni, tak, aby student/pracownik, mógł złożyć wniosek o wystąpienie „siły wyższej” w uczelni macierzystej (KA103-mobilność  krajami Programu).

Obecni w Polsce i rezygnujący z mobilności uczestnicy działania KA107 (mobilność z krajami partnerskimi) mogą złożyć ww. wniosek do Państwa uczelni, a uczelnia przekazuje go do FRSE-NA w sposób opisany w korespondencji mailowej NA z 24 lutego 2020 r. (informacja nt. mobilności z Włochami). Decyzje będą podejmowane indywidualnie dla każdej mobilności.

Prosimy Państwa o utrzymywanie kontaktu ze stypendystami programu Erasmus+, którzy zdecydują się pozostać w tym semestrze na wymianie w Państwa uczelni.

Prosimy także o bieżące monitorowanie sytuacji w poszczególnych krajach, z którymi Państwo współpracują.

W odpowiedzi na wpływające do naszego biura liczne pytania dotyczące realizacji projektów w programie Erasmus+ uprzejmie informujemy, że wypowiadamy się tylko i wyłącznie w odniesieniu do działań zdecentralizowanych, za które odpowiada NA, tj. realizacji trwających i planowanych mobilności w ramach umów finansowych KA103 i KA107 oraz działań prowadzonych w ramach projektów typu Partnerstwa strategiczne (KA203).

Udzielane przez FRSE-NA odpowiedzi i wskazówki nie dotyczą projektów centralnych, za które odpowiada Agencja Wykonawcza w Brukseli. Koordynatorzy projektów centralnych powinni uzyskać odpowiedzi od Agencji Wykonawczej w Brukseli, a partnerzy projektów centralnych winni konsultować niestandardowe kwestie z koordynatorem projektu.

Prosimy także pamiętać o komunikatach zamieszczanych na stronie internetowej Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego (w sekcjach: „Aktualności” i „Komunikaty”) oraz na stronie Głównego Inspektoratu Sanitarnego i Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Poniżej zamieszczamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

Zwracamy się też do Państwa z prośbą o przesyłanie pytań tylko drogą mailową i wyjątkowo na adres: he(at)erasmusplus.org.pl, nie na adresy imienne poszczególnych pracowników. Pozwoli nam to lepiej koordynować obieg spraw i pytań.

Jak powinno wyglądać zgłoszenie przypadku tzw. „siły wyższej”?

Student/pracownik, który zdecydował się na przerwanie lub anulowanie wyjazdu w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa COVID-19 powinien skontaktować się ze swoją uczelnią macierzystą (wysyłającą) i zgłosić przerwanie/ rezygnację z mobilności w sposób wymagany przez uczelnię (pismo/wiadomość mailowa). Powinien w tym zawiadomieniu podać przyczyny oraz przedstawić wstępną kalkulację poniesionych  kosztów, których nie da się odzyskać (oraz załączyć kopie dokumentów poświadczających poniesienie tych wydatków). Odsyłanie studentów/pracowników do  Agencji Narodowej Erasmus+ (co niestety już ma miejsce) jest nieefektywne, z uwagi na to, że Agencja Narodowa nie jest stroną umów finansowych z uczestnikami mobilności. Umowę finansową z uczestnikiem podpisała uczelnia. Mobilność przerwana/anulowana z uwagi na zaistnienie „siły wyższej”, w stosunku do której jej zasadność zostanie poświadczona przez FRSE, będzie wpisana do Mobility Tool+ (w sposób uzgodniony – patrz dalsza część niniejszej korespondencji) i finansowo rozliczona przez uczelnię. Uczelnia dokona zwrotu środków dla uczestnika – jeżeli będzie to dotyczyć danej sytuacji.

Czy dokumenty dotyczące „siły wyższej” mogą być przesłane mailem czy NA wymaga wysłania oryginałów z wnioskiem?

NA dopuszcza wysyłanie dokumentów związanych z „siłą wyższą” z powodu COVID-19 (wniosek, etc.) w formie skanów przesyłanych w poczcie elektronicznej. Dokumenty te będą podlegały weryfikacji w ramach standardowych procedur związanych z audytami i kontrolami, co oznacza, że uczelnia musi posiadać oryginał pisma/oświadczenia uczestnika mobilności, na którego podstawie występuje do NA o uznanie przypadku jako „siły wyższej”.  Uczelnie mające wiele podań o zastosowanie „siły wyższej” mogą składać do NA wnioski zbiorcze, ale załączane dla każdej osoby skany dokumentów powinni pozwalać na jednoznaczną identyfikację uczestnika, którego dotyczą.

Przypominamy, że uczestnicy mobilności są zobowiązani do upewnienia się, czy linia lotnicza, w której dokonana została rezerwacja, dopuszcza możliwość odzyskania kwoty zapłaconej za bilet. Jeżeli taka informacja nie jest dostępna na stronie internetowej linii lotniczej lub informuje ona o niemożliwości odzyskania kosztów biletu (jak to ma miejsce w przypadku tzw. tanich linii lotniczych), to prosimy o zamieszczenie tej informacji w oświadczeniu podpisanym przez uczestnika (w treści podania lub w odrębnym dokumencie).

Które kraje są uprawnione do zastosowania przypadku jako „siły wyższej”?

NA nie posiada listy krajów „uprawnionych”, czyli objętych epidemią COVID-19. Opieramy się na komunikatach ogłaszanych przez KE oraz informacjach publikowanych na stronach MNiSW, Głównego Inspektoratu Sanitarnego, Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz innych NAs. Z uwagi na dynamicznie zmieniające się okoliczności apelujemy o kontaktowanie się z Państwa uczelniami partnerskimi/ organizacjami, w których uczestnicy odbywają praktyki oraz o sprawdzanie bieżącej sytuacji. Zgodnie z zasadą dobrej współpracy pamiętajmy o tym, aby instytucji partnerskiej nie stawiać przed faktem, ale uprzedzać o planowanych przez uczestników powrotach/rezygnacjach.

Czy Beneficjent, w przypadku wyjazdu, który nie doszedł do skutku, musi złożyć raport uczestnika w Mobility Tool+?

Nie, ale uczelnia musi wpisać tę mobilność do Mobility Tool+. O sposobie wpisywania mobilności do systemu powiadomimy Państwa w odrębnej korespondencji w późniejszym terminie.

Czy student, który wraca z Włoch do Polski i zdalnie kontynuuje naukę w Polsce może pobierać stypendium Erasmusa?

Nie. Stypendium jest przeznaczone na pokrycie kosztów utrzymania podczas pobytu za granicą.  Jeżeli student wróci do kraju przed upływem minimalnego czasu trwania mobilności, to jego sytuacja będzie spełniała definicję „siły wyższej”. Stypendium Erasmusa nigdy nie jest wypłacane po powrocie do kraju z uwagi na cel jego otrzymania (pokrycie części kosztów pobytu za granicą).

Czy student, którego mobilność trwa ponad wymagane minimum (SMS > 3 miesiące, SMP > 2 miesiące) i który postanawia wrócić z Włoch do Polski może starać się o zwrot poniesionych kosztów z tytułu zakwaterowania opłaconego do czerwca 2020?

Tak, jest to przypadek „siły wyższej”.

Czy w przypadku niemożności zrealizowania mobilności pracownik, który poniósł koszty związane z wyjazdem (kupił bilet lotniczy), może złożyć za pośrednictwem uczelni wniosek o uznanie przypadku za działanie „siły wyższej”, nawet jeśli według uczelnianych zasad dofinansowania wyjazdów pracownikom nie przysługuje ryczałt na podróż?

W takim przypadku uczelnia musi aneksować (zaktualizować) zasady dofinansowania z uwagi na niestandardowa sytuację związaną z COVID-19, opublikować je na stronie internetowej i zadbać o równe traktowanie wszystkich pracowników, którzy znaleźli się w takiej samej sytuacji.

Czy uczelnia otrzyma dodatkowe środki z uwagi na wypłaty z powodu uprawnionych przypadków „siły wyższej”?

NA nie może gwarantować automatycznego podwyższenia ogólnej kwoty dofinansowania. Będzie to rozpatrywane na etapie standardowego raportu przejściowego, po którym nastąpi ewentualne zwiększenie kwoty dofinansowania i podpisanie aneksu do umowy finansowej.

Czy NA będzie przedłużała umowy finansowe w związku z COVID-19?

Tak, ale tylko w granicach dopuszczanych przez KE. Obecnie sytuacja wygląda następująco:

KA103 – można przedłużyć tyko i wyłącznie umowy przypisane do konkursu 2018. Wtedy ich czas realizacji zakończy się 31 maja 2021 (umowa może trwać maksymalnie 36 miesięcy). Prosimy pamiętać, że w tym wypadku (KA103) późniejsze mobilności mogą finansowane z umowy 2019  lub 2020.

KA107 – można przedłużyć tylko i wyłącznie umowy przypisane do konkursu 2018. Wtedy ich czas realizacji zakończy się 31 maja 2021 (umowa może trwać maksymalnie 36 miesięcy).

KA203 –z uwagi na „ruchomy” czas trwania tej umowy zalecamy kontakt z NA. Jednak żadna umowa nie może trwać dłużej niż 36 miesięcy.

Zdajemy sobie sprawę z dodatkowego nakładu pracy, jaki poświęconą Państwo na dokumentowanie opisanych powyżej sytuacji. Ufamy jednak, że rozumieją Państwo, że dysponując środkami publicznymi, musimy dbać o ich rzetelne i przejrzyste rozliczenie.